الرسالة الرسمية
أولا: تعريفها:
الرسائل قالب لغوي قديم حديث، استخدم عبر العصور، ومن ذلك: رسائل النبي ـ صلى الله عليه وسلم ـ إلى الأمم، والممالك، وكذلك الولاة والقادة. إنها الرسائل والمكاتبات الديوانية قديمًا، أو الرسمية في أيامنا هذه.
ثانيًا: أهميتها:
هذه الرسائل وثائق مهمة تترتب عليها في أحايين كثيرة أمور إدارية، ومالية. وهي رسائل لها نظامها الخاص، ولغتها الخاصة. ويختلف مضمونها باختلاف هدفها و الجهة التي ترسل إليها، فقد تكون طلبا لوظيفةٍ، أو إجازةٍ، أو نقلٍ، أو مراسلة جهة أكاديمية لطلب منحة علمية أو تغيير التخصص ... إلخ
ثالثًا: عناصر الرسالة:
البسملة، المكان والتاريخ، عنوان الرسالة، المرسَل إليه، التحية، تفصيل موضوع الرسالة، الخاتمة، اسم المرسِل وبياناته الشخصية.
رابعًا: طريقة كتابتها:
ويتحدد الدور الذي تقوم به عند كتابة الرسائل الرسمية فيما يلي:
1 ـ بدء الرسالة الرسمية بمخاطبة رسمية للمرسَل إليه، لا يذكر فيها اسمه، بل عمله ووظيفته، وتقديم التحية مذيلة بلفظة (وبعد)، ثم الانتقال إلى موضوع الرسالة، الذي تُعرِّف فيه باسمك، ووظيفتك، وسبب إرسال رسالتك، ثم التحية، وتكتب اسمك، ووظيفتك، وتوقيعك على الرسالة.
2 ـ الرد على الرسالة يتم بمخاطبة من أرسل لك الرسالة وصفته، ثم الإشارة إلى رقم الرسالة المرسلة إليك ـ إن وجد ـ وتاريخها، ومضمونها، وكتابة ردك في فقرة أخرى أو أكثر، ثم تكتب اسمك، وصفتك، وتوقيعك.
خامسًا: لغتها:
ـ الالتزام بالوضوح، والدقة.
ـ الحرص على الإيجاز، والابتعاد عن الإسهاب.
ـ البعد عن التعبير الخيالي.
ـ البعد عن المحسنات البديعية.
ـ استخدام الموضوعية في الكتابة.
ـ الاعتناء باختيار الكلمات المناسبة.
سادسًا: نموذج للرسالة الرسمية: (طلب وظيفة)
بسم الله الرحمن الرحيم
العين، يوم …………هجرية.
الموافق……… ….ميلادية.
سعادة المهندس/ مدير مشروع محطة تحلية المياه، وتوليد الطاقة المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد،
فمن مقدمه/ سالم محمد إبراهيم، المهندس المتخصص في مجال الهندسة الميكانيكية. فقد نشرت الصحف المحلية أنكم في حاجة إلى مدير فني، متخصص في أعمال الهندسة الميكانيكية، ولديه خبرة في تركيب المعدات، والآلات الضخمة.
وبما أنه سبق لي أن عملت في مصانع الهندسة الميكانيكية مدة تزيد على خمس سنوات، فإني أتقدم إليكم بطلبي هذا للعمل في هذه الوظيفة.
وإنني أحمل شهادة "الهندسة الميكانيكية" من كلية الهندسة، جامعة الإمارات، عام 2000م، ولدي شهادة بحسن الخدمة من شركة "مصانع الأسمنت" التي عملت فيها.
ومرفق مع طلبي هذا صور أهم الشهادات والخبرات في هذا المجال؛ وأرجو أن ينال طلبي موافقتكم، وأنا على استعداد للالتحاق بالعمل مباشرة.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام
سالم محمد إبراهيم
العنوان:.............................
البريد الإلكتروني: ...................
الهاتف: .............................
ـــــــــــــــــــــــــــ
تدريبات:
1 ـ اكتب رسالة إلى مؤسسة ما، أعلنت عن وظائف شاغرة، تطلب ترشيحك لشغل إحدى هذه الوظائف.
2 ـ اكتب رسالة إلى مؤسسة تعمل بها، تحدد فيها رغبتك في القيام بإجازتك السنوية، وتقترح تاريخًا لبدء هذه الإجازة ونهايتها.
3 ـ اكتب رسالة إلى عميد الكلية تطلب فيها تغيير تخصصك الأكاديمي بالكلية.
4 ـ اكتب ردًّا على رسالة بعثتها الجامعة إليك بمناسبة انتهاء موعد بعثتك، وتطلب منك سرعة العودة للوطن.
الخميس فبراير 23, 2012 12:44 am
